Coraz częściej firmy kurierskie rozszerzają swoje usługi, oferując opcje dla osób zainteresowanych nadaniem różnego rodzaju dokumentów. To tzw. koperta kurierska, czyli przesyłka o mniejszych rozmiarach, służąca do nadania pism, oświadczeń czy wniosków np. do urzędów. Z jakiego powodu warto skorzystać z opcji wysłania dokumentów kurierem? Co warto wiedzieć o przesyłkach kurierskich?
Wysyłanie dokumentów Pocztą Polską dawno nie jest już jedyną opcją. Pamiętaj, że każda instytucja publiczna i prywatna musi uwzględnić fakt nadania dokumentacji drogą kurierską.
Dlaczego warto skorzystać z koperty kurierskiej jako alternatywnej opcji wysłania dokumentów?
Co więcej, wysyłanie dokumentów tzw. kopertą kurierską wiąże się z licznymi korzyściami. Przede wszystkim to czas. Standardowo zwykły list polecony idzie kilka dni, zanim dotrze do nadawcy. Przesyłki kurierskie zwykle doręczane są w ciągu 2-3 dni roboczych, a niekiedy nawet w ciągu jednego dnia roboczego. Zwróć uwagę, że niektórzy kurierzy doręczają też w sobotę, to znacznie odróżnia tę usługę od Poczty Polskiej.
Koperty kurierskie dają możliwość pełnej kontroli nad przesyłką. Zawsze możesz sprawdzić, gdzie aktualnie znajdują się Twoje dokumenty. Możesz zamówić też dodatkowe opcje do koperty (np. usługę za pobraniem), zagwarantować sobie, że przesyłka dotrze następnego dnia lub otrzymać powiadomienie o doręczeniu w wygodnej dla Ciebie formie.
Co więcej, przesyłki są wszechstronne pod kątem opcji doręczenia. Możesz zamówić kuriera, który odbierze od Ciebie wskazane listy np. w biurze (co jest bardzo wygodne) lub samodzielnie możesz dostarczyć je do wybranego punktu, a nawet automatu paczkowego. W tym przypadku nie ma np. ryzyka, że konieczne będzie odbieranie przesyłki poprzez awizo.
Jakiego rodzaju dokumenty można wysłać kopertą kurierską, a czego unikać?
Wydawać by się również mogło, że opcja koperty kurierskiej jest dużo droższa. W praktyce – niekoniecznie. Koszt listu poleconego to niekiedy ponad 10 zł. W przypadku usług kurierskich, za podobną cenę można zamówić doręczenie pisma lub innych dokumentów do nadawcy za pośrednictwem wygodnego w obsłudze automatu paczkowego.
Jakiego rodzaju dokumenty możesz wysłać taką kopertą kurierską? Przekrój jest bardzo szeroki
Dokumenty zawierające dane osobowe np. umowy, akt notarialny, poświadczenia, upoważnienia itd.
- Faktury i pozostałe dokumenty fiskalne, wraz z rozliczeniami.
- Instrukcje, rozporządzenia, wskazania, projekty itd.
- Pisma urzędowe, gwarancje, druki finansowe, dowody zakupu.
Do kopert kurierskich nie wolno pakować papierów wartościowych, czeków, gotówki lub przedmiotów, których transport jest zakazany przez regulamin danej firmy kurierskiej.
Jak przygotować kopertę kurierską?
Kopertę kurierską otrzymasz od swojego kuriera lub możesz odebrać ją w wybranym przez siebie punkcie. Niektórzy kurierzy dopuszczają też zapakowanie przesyłki w zwykłą kopertę, która szczelnie zamknie zawartość paczki i zabezpieczy ją.
Przesyłkę dobrze zaklej i zapieczętuj, aby nikt nie był w stanie dostać się do przewożonych materiałów bez Twojej wiedzy. Na kopercie naklej wydrukowaną etykietę przewozową. Nie musisz adresować koperty. Kurier będzie znał adres doręczenia dzięki zleceniu, które zamówisz na stronie kurjerzy.pl.
Pamiętaj, aby podczas zamówienia paczki dobrze opisać jej zawartość i określić, jaka jest jej wartość. W razie zagubienia, element ten będzie stanowił podstawę regulaminową do odszkodowania.
Czy dokumenty można wysłać zwykłą paczką?
Oczywiście, dokumenty możesz wysłać też zwykłą paczką, ale będzie to opcja droższa, a niekiedy też dłuższa niż w przypadku kopert kurierskich. Jeżeli planujesz więc przesłać dokumenty do sądu albo oryginały faktur do klientów, powinieneś rozważyć opcję zamówienia kuriera. To ciekawa alternatywa dla standardowych listów pocztowych, na które nie zawsze możesz mieć wystarczająco dużo czasu.
