Dlaczego i kiedy firmy kurierskie stosują dopłaty?


Dlaczego i kiedy firmy kurierskie stosują dopłaty?
Dlaczego i kiedy firmy kurierskie stosują dopłaty?

Dlaczego i kiedy firmy kurierskie stosują dopłaty?

Czym są te dopłaty? Dopłaty lub inaczej doliczenia to nic innego jak porównanie zadeklarowanych parametrów przesyłki do tych, które zostały sprawdzone w sortowni firmy kurierskiej. Weryfikacjom podlega waga przesyłki, wymiary i sposób zapakowania. Nawet niewielka różnica może spowodować zakwalifikowaniem paczki do kolejnego przedziału cenowego lub doliczenia dodatkowej usługi.

Kiedy powstają doliczenia?

Każda przesyłka krajowa czy zagraniczna podczas swojej drogi od nadawcy do odbiorcy przechodzi przez jedną z sortowni danej firmy kurierskiej. Oprócz odpowiedniego przekierowania przesyłki, zadaniem sortera jest również zważenie i zmierzenie przesyłki. W przypadku stwierdzenia rozbieżności taka informacja przekazywana jest do działu rozliczeń firmy kurierskiej. Fakturowanie w firmach kurierskich odbywa się często raz w miesiącu, jednak informacje o doliczeniach przekazujemy naszym Klientom niezwłocznie po otrzymaniu faktury od firmy kurierskiej.

Jak się przed nimi uchronić?

Najważniejszym elementem przy nadawaniu przesyłek jest ich dokładne zmierzenie i zważenie.
Czasami zdarza się, że przesyłka po zapakowaniu jest nieco „wybrzuszona” lub folia (bardzo cienka), którą została zabezpieczona przesyłka odstaje od jej krawędzi. Może to spowodować, że przeprowadzony laserem pomiar wykaże większe wymiary nawet o kilka centymetrów. W takich i podobnych sytuacjach warto podać nieco większe wymiary przy składaniu zamówienia. Często w takich przypadkach cena przesyłki się nie zmieni, ale może nas to uchronić przed doliczeniem. Ważnym elementem jest też sposób zapakowania przesyłki. Nawet zwykłe owinięcie folią stretch powoduje, że przesyłka samoczynnie nie przesuwa się po sorterze i pracownik firmy kurierskiej musi to zrobić ręcznie. W ekstremalnych przypadkach taka przesyłka może wypaść z linii sortera lub zablokować sorter. Każdy taki przestój sortera to ogromne straty finansowe dla przewoźnika. Sytuacja jest analogiczna w przypadku przesyłek o owalnym kształcie lub przesyłek z wystającymi elementami. Dlatego tak ważne jest zaznaczenie odpowiedniej opcji zapakowania przy składaniu zamówienia. Nie należy również łączyć ze sobą kartonów taśmą pakową lub sznurkiem, ponieważ w trakcie transportu mogą się od siebie oddzielić, a procedura poszukiwawcza jest  czasochłonna.

Jak złożyć reklamację do powstałego doliczenia?

Tak jak w przypadku większości reklamacji tak i w przypadku doliczeń konieczne jest udokumentowanie tego, że parametry naszej przesyłki zgadzają się z wartościami podanymi przy składaniu zamówienia. Z doświadczenia wiemy, że firmy kurierskie w takich przypadkach oczekują np. dokumentacji zdjęciowej danej przesyłki. O ile dokumentacja zdjęciowa przy nadawaniu przesyłek jest co najmniej „dziwna” i często nie do przyjęcia przez Klientów, o tyle jest ona bardzo pomocna przy rozpatrywaniu reklamacji i może zdecydować o jej uznaniu. Dodatkowym atutem dokumentacji zdjęciowej może być możliwość poświadczenia odbiorcy, że nasza przesyłka została nadana bez uszkodzeń i zapakowana z pełną starannością.

Z jakimi rozbieżnościami mamy do czynienia w przypadku doliczeń?

  1. Wagi lub wymiarów przesyłki – zadeklarowane wartości w zamówieniu odbiegają od tych, które zmierzyła firma kurierska w sortowni.
  2. Opłata za „Dużą paczkę” lub „Przekroczenie wymiarów” – to najdroższe doliczenia z jakimi możemy się spotkać. Każda firma kurierska posiada graniczne wymiary przesyłek, które mogą być transportowane. Przekroczenie tych wymiarów skutkuje doliczeniem o wartości nawet kilkuset złotych.
  3. Sposobu zapakowania – zaznaczono niezgodny ze stanem faktycznym sposób zapakowania przesyłki.
  4. Zwrot przesyłki do nadawcy – występuje w momencie, kiedy odbiorca odmówi przyjęcia przesyłki lub adres odbiorcy jest błędny i nie można go ustalić.
  5. Przeadresowanie przesyłki – adres odbiorcy jest błędny i w porozumieniu z nadawcą lub odbiorcą można dokonać jego modyfikacji w celu doręczenia przesyłki.
  6. Wypisanie etykiety ręcznie – jeśli nadawca pomimo naszej prośby nie wydrukuje etykiety, a kurier wypisze ją ręcznie. Jednak listy wypisywane ręcznie, często w pośpiechu mogą zawierać błędy i proces doręczenia przesyłki jest bardzo utrudniony oraz wiąże się z opóźnieniami, a w niektórych przypadkach z zagubieniem przesyłki. Nie umieszczenie na liście przewozowym kwoty pobrania spowoduje, że kurier doręczy przesyłkę bez pobierania pieniędzy od odbiorcy.
    Szczegółowy wykaz usług dodatkowych i niestandardowych znajduje się w naszym cenniku.

Czym jest waga wymiarowa i czy muszę za każdym razem ją liczyć?

Waga wymiarowa to inaczej mówiąc przestrzeń jaką zajmuje dana przesyłka w magazynie lub samochodzie kuriera. Można w łatwy sposób przedstawić to na przykładzie wysyłki domowego sejfu i dużej paczki styropianu wysłanych firmą DHL:

  1. Sejf o wymiarach 30x30x30 cm i wadze 25 kg
    Waga rzeczywista to 25 kg
    Waga wymiarowa to 6,75 kg (30*30*30/4000=6,75)
    Cena wyliczana jest zawsze dla wyższej wagi czyli 25 kg.
  2. Paczka styropianu o wymiarach 100x100x100 cm i wadze 3 kg
    Waga rzeczywista to 3 kg
    Waga wymiarowa to 250 kg
    Cena wyliczana jest zawsze dla wyższej wagi czyli 250 kg.

Naszym zadaniem jest jedynie zważenie i zmierzenie przesyłki, a serwis KurJerzy.pl dopasuje odpowiedni produkt i wyświetli jego cenę.

Kto korzysta na doliczeniach?

Wszelkiego rodzaju doliczenia pochodzą tylko z weryfikacji firm kurierskich. Nikt na nich nie korzysta, a wręcz przeciwnie. Każde powstałe doliczenie powoduje niezadowolenie Klienta co bezpośrednio przekłada się na straty finansowe firm kurierskich. Niestety doliczenia częstą są niesłusznie kojarzone z naszym serwisem – nie mamy wpływu na ich powstanie, przekazujemy tylko informację, które otrzymaliśmy od firmy kurierskiej, która dokonała weryfikacji przesyłki w trakcie transportu. Jedyne co możemy zrobić to uczulić naszych Klientów, aby przywiązali większą wagę do wspomnianych wcześniej elementów, aby uniknąć jakichkolwiek rozbieżności i powstałych w ich wyniku doliczeń. W przypadku powstania dopłaty do danej przesyłki nasze Biuro Obsługi Klienta służy pomocą przy składaniu reklamacji w firmie kurierskiej.

Czy weryfikacje odbywają się w sposób prawidłowy i czy można im wierzyć?

Jako jedni z niewielu mieliśmy okazję wziąć czynny udział w procesie weryfikacji, a wizyta w jednej z sortowni firmy UPS pokazała jak wygląda to od środka. Weryfikacja przesyłek odbywa się losowo, jednak z bardzo dużą dokładnością. Firmy kurierskie zainwestowały w najnowszy sprzęt pomiarowy ogromne środki finansowe, a używany do weryfikacji sprzęt jest najwyższej klasy i posiada odpowiednie certyfikaty oraz atesty. Jedna z największych sortowni firmy UPS obsługuje 15 tysięcy przesyłek na godzinę. Liczby są imponujące jak również sam wygląd sortowni i efektywność jej działania.

Jakiś czas temu otrzymywaliśmy informację od naszych Klientów, że weryfikacja ich przesyłek jest mało wiarygodna. Zdziwienie pojawiało się na twarzy Klientów, którzy nadawali koła samochodowe, a weryfikacje ich przesyłek wskazywały, że koła miały kształt owalny. Przykładem takiej przesyłki były dwa koła samochodowe o wymiarach 65x65x50 cm, były one ułożone jedno na drugim  (50 cm to wysokość przesyłki). Weryfikacja firmy kurierskiej wskazała nieco inne wymiary: 72x65x50 cm. Mogłoby się wydawać, że koła samochodowe uległy odkształceniu lub weryfikacja jest nieprawidłowa. Okazało się jednak, że pomiar został przeprowadzony w sposób prawidłowy. Przesyłka nie była zapakowana prawidłowo. Koła zbyt luźno zostały owinięte folią i przesunęły się względem siebie, co spowodowało zmianę wymiarów przesyłki i powstanie doliczenia.

Doliczenia nie są zbyt przyjemnym zagadnieniem i niejedno z nich powoduje co najmniej podniesienie ciśnienia. Teraz już wiesz skąd biorą się doliczenia i co może wpływać na ich wartość. Staramy się, aby nasza oferta była jak najlepsza i cały proces składania zamówień przebiegał w jak najprostszy sposób. Po Twojej stronie pozostaje prawidłowe spakowanie i zważenie paczki. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać rozwiązanie i przedstawimy najlepszą ofertę dla Twojej przesyłki.