Po Brexicie wysyłka towaru z Polski do Wielkiej Brytanii nie jest już traktowana tak samo jak dostawa do innego państwa Unii Europejskiej. Przesyłka przekracza granicę celną, a nadawca musi przekazać dane pozwalające określić jej zawartość, wartość, pochodzenie i przeznaczenie. Podpowiadamy, jakie dokumenty do wysyłki paczki do Wielkiej Brytanii należy przygotować i co zrobić, aby ograniczyć ryzyko zatrzymania przesyłki podczas odprawy.
Co zmieniło się w wysyłce paczki do Wielkiej Brytanii?
Najważniejsza zmiana polega na tym, że Wielka Brytania znajduje się poza unijnym obszarem celnym. Towary przemieszczane między Polską a Wielką Brytanią podlegają więc formalnościom eksportowym po stronie UE oraz importowym po stronie brytyjskiej. Dotyczy to zarówno sprzedaży internetowej i wysyłek firmowych, jak i wielu paczek prywatnych.
W praktyce nie oznacza to, że nadawca musi samodzielnie obsługiwać wszystkie systemy celne. Zgłoszenia często składa przewoźnik lub działająca w jego imieniu agencja celna. Kurier potrzebuje jednak kompletnych i zgodnych danych od nadawcy. Jeżeli opis zawartości jest zbyt ogólny, wartość nie została podana albo informacje na fakturze różnią się od danych w zleceniu, odprawa może się przedłużyć.
Zakres formalności zależy między innymi od charakteru przesyłki, rodzaju towaru, jego wartości, warunków sprzedaży, trasy oraz tego, kto odpowiada za import w Wielkiej Brytanii. Przed nadaniem warto zatem sprawdzić wymagania wybranego przewoźnika, a nie opierać się wyłącznie na dokumentach stosowanych przed Brexitem.
Wysyłka paczki do Wielkiej Brytanii – dokumenty podstawowe
Dokumentacja powinna umożliwić organom celnym jednoznaczną identyfikację przesyłki. W typowej wysyłce towarowej potrzebne są list przewozowy, dane do zgłoszenia celnego oraz faktura handlowa. Gdy przesyłka nie jest związana ze sprzedażą, najczęściej stosuje się fakturę pro forma albo inny dokument wymagany przez przewoźnika, który opisuje zawartość i jej realną wartość.
Na fakturze handlowej lub pro forma powinny znaleźć się przede wszystkim:
- pełne dane nadawcy i odbiorcy, w tym adresy oraz dane umożliwiające kontakt,
- dokładny opis każdego rodzaju towaru, najlepiej w języku zrozumiałym dla odprawy,
- liczba sztuk, masa oraz wartość poszczególnych pozycji,
- łączna wartość przesyłki i waluta,
- kraj pochodzenia towaru, czyli miejsce jego wytworzenia, a nie tylko kraj wysyłki,
- cel wysyłki, na przykład sprzedaż, prezent, próbka, zwrot lub rzeczy osobiste,
- kod taryfy celnej, jeżeli jest wymagany dla danej odprawy,
- warunki dostawy i informacja, kto odpowiada za należności importowe, jeśli dotyczą danej transakcji.
Opis typu ubrania, części albo prezent może być niewystarczający. Lepiej wskazać konkretnie, co znajduje się w paczce, na przykład bawełniana koszulka damska, stalowa część do maszyny pakującej lub książka drukowana. Opis powinien być zgodny ze stanem faktycznym i jednakowy we wszystkich dokumentach.
Faktura handlowa czy pro forma?
Fakturę handlową stosuje się przy sprzedaży towaru. Dokumentuje ona rzeczywistą transakcję i wartość zapłaconą przez nabywcę. Faktura pro forma jest wykorzystywana przede wszystkim wtedy, gdy nie dochodzi do sprzedaży, na przykład przy prezencie, próbce bezpłatnej, zwrocie albo wysyłce własnego przedmiotu.
Brak zapłaty nie oznacza, że można wpisać wartość zerową. Towar nadal ma wartość celną, którą należy określić rzetelnie. Sztuczne zaniżanie wartości może spowodować dodatkową weryfikację, naliczenie należności według ustaleń organu celnego lub zatrzymanie przesyłki.
Numer EORI – kto potrzebuje go przy wysyłce do UK?
EORI jest numerem identyfikującym przedsiębiorcę na potrzeby operacji celnych. Firma eksportująca towary z Polski zasadniczo potrzebuje numeru EORI właściwego dla czynności wykonywanych na obszarze celnym UE. W Polsce rejestracja odbywa się w ramach usług administracji skarbowej, w tym poprzez system e-Klient.
Osobną kwestią jest brytyjski numer EORI. Może być potrzebny podmiotowi odpowiedzialnemu za formalności importowe w Wielkiej Brytanii. To, czy obowiązek dotyczy sprzedawcy, odbiorcy czy innego uczestnika dostawy, zależy od przyjętego modelu transakcji, miejsca odprawy i zakresu odpowiedzialności. Nie należy więc automatycznie zakładać, że polski numer EORI zastępuje numer brytyjski albo że każdy polski nadawca musi uzyskać oba.
W przypadku prywatnej paczki niehandlowej przewoźnik może realizować odprawę na podstawie danych osoby fizycznej i udzielonego upoważnienia, bez konieczności samodzielnej rejestracji nadawcy jako przedsiębiorcy. Zasady danego operatora trzeba jednak potwierdzić przed złożeniem zamówienia.
Przewoźnicy mogą wymagać także numeru VAT, danych podatkowych odbiorcy lub nadawcy oraz upoważnienia do reprezentowania klienta przed organami celnymi. Wszystkie numery identyfikacyjne muszą być przypisane do podmiotu wskazanego w dokumentacji i zapisane bez błędów.
Deklaracja celna i rola firmy kurierskiej
Zgłoszenie celne nie jest tym samym co faktura. Faktura dostarcza informacji o transakcji i zawartości, natomiast deklaracja celna służy objęciu towaru odpowiednią procedurą. Po stronie unijnej obsługiwany jest eksport, a po stronie brytyjskiej import. W zależności od przewoźnika i usługi dane mogą zostać przesłane elektronicznie na podstawie formularza wypełnionego podczas zamawiania przesyłki.
Kurier lub agencja celna może przygotować zgłoszenie, ale odpowiedzialność za poprawność przekazanych informacji pozostaje po stronie podmiotu, który je podał. Warto sprawdzić podsumowanie zlecenia przed jego zatwierdzeniem, zwłaszcza opis towaru, wartość, walutę, kraj pochodzenia i dane odbiorcy.
W określonych modelach transportu mogą być wymagane również deklaracje bezpieczeństwa i ochrony, takie jak ENS, a także dokumenty tranzytowe lub zabezpieczenia. Zwykle ich techniczną obsługą zajmuje się przewoźnik albo spedytor. Nadawca powinien natomiast dostarczyć dane w terminie i upewnić się, czy wybrana usługa obejmuje ich przygotowanie.
Paczka prywatna a przesyłka handlowa
Przesyłka niehandlowa to nie po prostu paczka nadana przez osobę prywatną. Znaczenie ma charakter wysyłki, w tym brak sprzedaży i płatności za towar. Prezent wysyłany członkowi rodziny może być przesyłką niekomercyjną, ale nadal podlega formalnościom importowym po stronie brytyjskiej. Trzeba opisać jego zawartość i podać rzeczywistą wartość.
Wysyłka związana ze sprzedażą, nawet jednorazową lub prowadzoną przez internet, powinna być oznaczona zgodnie z jej faktycznym celem. Nie należy deklarować towaru sprzedanego jako prezent. W przypadku firm dokumentacja musi być dodatkowo zgodna z ewidencją księgową, warunkami transakcji oraz informacją o podmiocie odpowiedzialnym za odprawę importową.
Inaczej może wyglądać także obsługa listu zawierającego wyłącznie dokumenty, a inaczej koperty z próbką lub drobnym przedmiotem. O tym, czy przesyłka jest traktowana jako dokumentowa, decyduje jej rzeczywista zawartość oraz zasady przewoźnika, a nie sam rodzaj opakowania.
Towary wymagające dodatkowych dokumentów
Standardowa faktura i dane celne nie zawsze wystarczą. Dodatkowe wymagania mogą obejmować między innymi świadectwa, pozwolenia, dokumenty pochodzenia lub kontrole właściwe dla określonej grupy produktów. Szczególną ostrożność należy zachować przy żywności, produktach pochodzenia zwierzęcego i roślinnego, roślinach, lekach, chemikaliach oraz towarach objętych ograniczeniami.
Wymogi dla takich produktów mogą się zmieniać i zależeć od ich składu, pochodzenia, przeznaczenia oraz odbiorcy. Przed wysyłką należy sprawdzić aktualne informacje na GOV.UK, w serwisach administracji polskiej i w regulaminie konkretnego przewoźnika. Nie każdy kurier przyjmuje wszystkie towary, nawet jeśli ich import jest prawnie dopuszczalny.
Przy deklarowaniu pochodzenia trzeba pamiętać, że nadanie paczki w Polsce nie przesądza o polskim ani unijnym pochodzeniu produktu. Ewentualne preferencje wynikające z umowy między UE a Wielką Brytanią wymagają spełnienia odpowiednich reguł pochodzenia i właściwego udokumentowania. Sam zakup towaru na terenie UE nie jest wystarczającym potwierdzeniem.
Jak przygotować przesyłkę do Wielkiej Brytanii krok po kroku?
- Sprawdź możliwość przewozu. Upewnij się, że towar nie znajduje się na liście przedmiotów zakazanych lub wyłączonych z usługi danego kuriera.
- Ustal charakter wysyłki. Określ, czy jest to sprzedaż, prezent, próbka, zwrot, dokumenty czy inny rodzaj przesyłki.
- Zweryfikuj numery identyfikacyjne. Firma powinna sprawdzić swój EORI, a w razie potrzeby także dane podmiotu odpowiedzialnego za import w UK.
- Przygotuj fakturę. Użyj faktury handlowej przy sprzedaży albo pro forma przy uzasadnionej wysyłce bez transakcji.
- Wprowadź szczegółowe dane celne. Podaj nazwy produktów, liczbę sztuk, masę, wartość, walutę, pochodzenie i wymagane kody taryfowe.
- Sprawdź należności i odpowiedzialność. Odbiorca powinien wiedzieć, czy może zostać poproszony o zapłatę VAT, cła lub opłat związanych z odprawą.
- Dołącz dokumenty zgodnie z instrukcją. Część danych może być przekazywana elektronicznie, a część dokumentów trzeba umieścić w przylgach na zewnątrz paczki. Obowiązuje instrukcja wybranego operatora.
Przesyłkę do Wielkiej Brytanii można zamówić za pośrednictwem KurJerzy.pl, porównując dostępne usługi kurierskie dla danego kierunku. Przed wyborem oferty warto zapoznać się z wymaganiami operatora dotyczącymi odprawy, dokumentów i dopuszczalnej zawartości. Formularz zlecenia nie zastępuje rzetelnego przygotowania danych celnych.
Najczęstsze błędy powodujące opóźnienia odprawy
- ogólny albo niezgodny z zawartością opis towaru,
- brak wartości lub wpisanie wartości zerowej,
- pomylenie kraju wysyłki z krajem pochodzenia,
- rozbieżności między fakturą, listem przewozowym i formularzem elektronicznym,
- błędny numer EORI, VAT lub dane adresowe,
- oznaczenie sprzedaży jako prezentu,
- brak wymaganych zezwoleń lub świadectw,
- nieustalenie, kto odpowiada za import i należności w Wielkiej Brytanii.
Przed przekazaniem paczki kurierowi dobrze jest zachować kopię dokumentów i zdjęcie zawartości. Jeżeli agencja celna poprosi o wyjaśnienia, szybkie przesłanie faktury, potwierdzenia wartości albo dokładniejszego opisu może usprawnić dalszą obsługę.
Podsumowanie
Wysyłka do Wielkiej Brytanii po Brexicie wymaga przygotowania danych celnych, a w przypadku towarów zazwyczaj także faktury handlowej lub pro forma. Firmy powinny zweryfikować numer EORI i ustalić, kto odpowiada za import po stronie brytyjskiej. Najważniejsze są zgodność dokumentów, dokładny opis zawartości, realna wartość oraz sprawdzenie ograniczeń przewoźnika. Ponieważ wymagania dotyczące wybranych towarów i procedur mogą być aktualizowane, należy potwierdzić je bezpośrednio przed nadaniem.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: Brexit. Co powinni wiedzieć przedsiębiorcy
- Brexit.gov.pl: wysyłka paczek o charakterze niekomercyjnym
- GOV.UK: Get an EORI number
- Komisja Europejska: United Kingdom – Taxation and Customs Union
- DPD: wysyłka paczek do Wielkiej Brytanii po Brexicie
