Jak zautomatyzować procesy logistyczne w sklepie internetowym?


Automatyzacja procesów
Automatyzacja procesów

Jak zautomatyzować procesy logistyczne w sklepie internetowym?

Automatyzacja procesów w e-commrece to bardzo ważny czynnik mający ogromny wpływ na budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Odpowiednie działania i ich przyśpieszenie pozwalają nie tylko wysłać więcej praczek niż konkurencja, ale także umożliwiają w bardzo łatwy sposób poradzić sobie z reklamacjami i zwrotami oraz z polityką magazynową i zapasem opakowań. Czy automatyzacja jest trudna? Czy wymaga dużych nakładów finansowych? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym tekście.

Od zamówienia do wysyłki towaru

W 99% sklepów internetowych na całym świecie proces składania zamówienia jest bardzo porosty i zautomatyzowany. Bardzo rzadko zdarza się sytuacja, w której zamówienie wymaga pisania maila z formularza, oczekiwania odpowiedzi od sprzedawcy itd. Teraz po prostu wrzucamy rzecz do koszyka, wybieramy formę dostawy oraz płatności i czekamy na naszą paczkę. Z punktu widzenia klienta ścieżka ta jest prosta i nie wymaga od niego dużych nakładów pracy.

Podobnie ta procedura powinna wyglądać od strony sprzedawcy. Ścieżka od złożenia zamówienia, przez spakowanie, aż do wysyłki powinna być prosta i w miarę możliwości uproszczona. Oczywiście nie każdy sklep stać na magazyn wypełniony robotami, ale inne procesy można usprawnić i zautomatyzować.

Automatyzacja, czyli co?

Mając na myśli automatyzację logistyki w e-commerce, mówimy o wszystkich rozwiązaniach, które ograniczają do minimum czynności pracownika. Jego zadania wykonuje program, urządzenie lub aplikacja. W tym rozumowaniu, to także usprawnienie zadań poprzez wprowadzenie różnych metodologi zarządzana np. LEAN. Przykładowy proces może wyglądać tak:

Klient składa zamówienie, system sklepowy rozdziela zamówienia na te, które mogą zostać zrealizowane (płatność dokonana, lub za pobraniem) oraz te, które oczekują na zamówienie towaru lub płatność. Magazyn zaczyna komplementować paczki dla klientów, a jednocześnie ma już wygenerowane listy przewozowe dla kuriera, Paczkomatów, czy też Poczty Polskiej. Trzeba podkreślić, że wypełnienie listów odbywa się automatycznie poprzez integrację systemu sklepu z systemami przewoźników. Gotowe paczki czekają na odbiór.

Jednocześnie zamówienia, które nie są opłacone nie będą wymagać ingerencji pracownika, gdyż system sam po np. 3, a potem 7 dniach wysyła do klienta maila lub SMS-a z przypomnieniem o płatności.

Pakowanie także może zostać przyśpieszone dzięki narzędziom, które dostarczymy pracownikom. Odpowiednie stoły do pakowania, pistolety z taśmą do klejenia, urządzenia do taśmowania, czy też foliowania przesyłek, to wszystko znacznie przyśpiesza pracę każdego z pracowników.

Przykładem może być magazyn sklepu Merlin, który po wprowadzeniu zmian i skorzystaniu z multimedialnych kiosków przyśpieszył proces wysyłki o 100%.

Źródło grafiki: http://logisys.pl/_CMS/userfiles/cs_11_merlin_optymalizacja_procesow.pdf

Czas przeliczony na pieniądze

Aby faktycznie zobaczyć, jak wiele czasu zajmuje nam przygotowanie jednej paczki trzeba prześledzić jej podróż wewnątrz firmy. Najpierw pracownik przeklikuje się przez statusy w sklepie, weryfikuje płatność, generuje paragon, następnie ręcznie kopiuje dane do listy przewozowego, a później magazyn kompletuje zamówienie i pozostawia do odbioru kuriera. Przeważnie całość zajmuje około 10 min pracy. Jeśli część zadań wykonamy zostanie automatycznie, to oszczędzimy kilka minut na każdej paczce. Oznacza to kilkaset, a może i kilka tysięcy minut w miesiącu. Oczywiście w każdym sklepie czas ten będzie inny, bowiem zależy to od wielu czynników. Między innymi mają na to wpływ ludzie. Ciężko czasem przekonać podwładnych przyzwyczajonych do procedur, by je zmienili. O takich problemach można przeczytać w książkach o metodologiach zarządzania procesami. Pokazują one, że czasem niewielkie zmiany potrafią przyśpieszyć cały proces i dać duże oszczędności, jednak napotykają one na swojej drodze upór pracowników, którzy obawiają się np. o to, że stracą pracę.

Oprogramowanie vs człowiek

80% zadań, o których piszemy może zostać wykonanych automatycznie przez aplikację lub oprogramowanie sprzedażowe. Oczywiście nadal konieczna jest ingerencja pracownika, który będzie musiał znaleźć zamówienie w panelu, nacisnąć przycisk odpowiedzialny za wygenerowanie dokumentu itd. Pomijamy cały proces wyszukiwania produktów, dodawania pozycji do faktury lub paragonu bowiem to będzie już przygotowane. Pracownik jedynie sprawdzi poprawność dokumentu i go wydrukuje. Podobnie się ma sprawa z pakowaniem. Towary same nie włożą się do pudełek, ale odpowiednie ich rozłożenie na magazynowych półkach oraz wcześniej przygotowane dokumenty i etykiety, które nie wymagają ręcznego wprowadzania danych, to ogromne przyśpieszenie pracy.

Automatyzacja, ile to kosztuje?

Zautomatyzowanie procesów logistycznych, często wiąże się z bardzo niewielkimi nakładami inwestycyjnymi. Wystarczy niewielka aplikacja lub skrypt, który zaciągnie dane z jednego systemu do drugiego. Podobnie jest z odpowiednim przygotowaniem miejsca pracy itd. Maile można wysyłać automatycznie, a jeśli korzystamy z oprogramowania do wysyłania newsletterów, możemy go użyć do odzyskiwania porzuconych koszyków. Na te działania można wydać ogromne sumy pieniędzy, ale warto zacząć do tych najmniejszych rozwiązań, które pozwolą wysłać dziennie 10-30 paczek więcej i umożliwią odzyskać 30% porzuconych koszyków. Wszystko zaczyna się od małych kroków.